Drie minuten om gegevens uit een e-mail over te nemen. Vijf minuten om een spreadsheet bij te werken. Nog even een aanvraag doorsturen naar de juiste collega. Het zijn van die kleine taken die je gedurende een werkdag nauwelijks opmerkt. Ze horen er gewoon bij.
Maar wat gebeurt er als je al die minuten bij elkaar optelt? Dan blijkt dat een paar eenvoudige handelingen behoorlijk wat tijd kunnen kosten. Tijd die je misschien liever aan klanten, nieuwe opdrachten of de ontwikkeling van je bedrijf besteedt.
En het interessante is: veel van dat werk hoeft helemaal niet handmatig te gebeuren.
Kleine handelingen, grote aantallen
Stel dat je dagelijks twintig keer gegevens overneemt uit een e-mail en invoert in een ander systeem. Per keer ben je ongeveer drie minuten bezig. Op zichzelf nauwelijks de moeite waard om over na te denken.
Maar laten we eens uitrekenen wat dat op jaarbasis betekent.
| Berekening | Tijd |
|---|---|
| Eén handeling | 3 minuten |
| 20 handelingen per dag | 60 minuten |
| 5 werkdagen per week | 5 uur |
| 46 werkweken per jaar | 230 uur |
Dat zijn bijna 29 volledige werkdagen van acht uur. Alleen voor het overnemen van gegevens.
En dit is nog maar één proces. In veel organisaties zijn er meerdere terugkerende werkzaamheden die op dezelfde manier tijd kosten. Denk aan het handmatig verwerken van bestellingen, het samenstellen van rapportages of het bijwerken van klantgegevens in verschillende systemen.
Het probleem is niet dat deze taken ingewikkeld zijn. Juist doordat ze zo eenvoudig lijken, wordt er zelden gekeken of het ook anders kan.
De werkelijke kosten van handmatig werk
Tijd is natuurlijk niet gratis. Ook niet wanneer een medewerker een taak uitvoert die maar een paar minuten duurt.
Neem de 230 uur uit ons voorbeeld. Stel dat een medewerker het bedrijf gemiddeld €40 per uur kost, inclusief werkgeverslasten en overige personeelskosten. Dan kost deze ene handmatige handeling op jaarbasis:
230 uur × €40 = €9.200 per jaar.
Dat betekent niet automatisch dat je €9.200 bespaart wanneer je de taak automatiseert. Niet iedere minuut wordt teruggewonnen en ook een automatische oplossing kost tijd en geld om te ontwikkelen en onderhouden.
Maar het geeft wel inzicht in de omvang van het probleem. Want wanneer een taak jaarlijks duizenden euro’s aan capaciteit vraagt, wordt het ineens interessant om te onderzoeken of het slimmer kan.
Daar komen nog andere factoren bij kijken. Handmatige gegevensverwerking brengt bijvoorbeeld risico’s op typefouten met zich mee. Medewerkers moeten regelmatig wisselen tussen verschillende systemen en soms ontstaat er vertraging omdat informatie nog verwerkt moet worden.
Die gevolgen zijn lastiger in euro’s uit te drukken, maar kunnen minstens zo belangrijk zijn.
Wanneer is automatiseren de moeite waard?
Niet ieder proces hoeft geautomatiseerd te worden. Sommige werkzaamheden komen te weinig voor of vragen zoveel menselijke beoordeling dat automatisering nauwelijks voordeel oplevert.
Er zijn wel een paar kenmerken die een proces interessant maken:
- Het komt regelmatig terug. Hoe vaker een handeling wordt uitgevoerd, hoe groter de mogelijke tijdwinst.
- De stappen zijn voorspelbaar. Als een taak vrijwel altijd volgens dezelfde regels verloopt, is deze vaak eenvoudiger te automatiseren.
- De informatie is digitaal beschikbaar. Gegevens die al in een e-mail, formulier of ander systeem staan, hoeven in veel gevallen niet opnieuw te worden ingevoerd.
- Er zijn weinig uitzonderingen. Hoe minder handmatige beslissingen nodig zijn, hoe eenvoudiger een proces doorgaans te automatiseren is.
Een goed voorbeeld is een aanvraag die via de website binnenkomt. Wanneer een medewerker die aanvraag eerst moet lezen, vervolgens de gegevens overneemt in een planning en daarna een bevestiging verstuurt, zijn dat meerdere handelingen die mogelijk in één automatische workflow kunnen worden gecombineerd.
Dat hoeft overigens niet meteen een groot softwareproject te worden. Soms is een koppeling tussen bestaande systemen voldoende.
Bereken zelf wat een terugkerende taak kost
Je hoeft geen uitgebreid onderzoek te doen om te ontdekken waar binnen je organisatie tijd verloren gaat. Begin met één taak die regelmatig terugkomt.
Beantwoord daarvoor vier vragen:
- Hoeveel minuten kost de handeling gemiddeld?
- Hoe vaak wordt deze per dag of week uitgevoerd?
- Hoeveel weken per jaar vindt het werk plaats?
- Wat zijn ongeveer de kosten per gewerkt uur?
Met die gegevens kun je eenvoudig berekenen wat het proces jaarlijks kost.
Jaarlijkse kosten = minuten per handeling ÷ 60 × aantal handelingen per week × werkweken per jaar × uurtarief
Neem bijvoorbeeld een administratieve taak die vijf minuten duurt en vijftien keer per week wordt uitgevoerd. Bij 46 werkweken en een uurtarief van €40 kom je uit op 57,5 uur en €2.300 per jaar.
Vervolgens kun je onderzoeken hoeveel van die tijd met automatisering daadwerkelijk kan worden bespaard en welke investering daarvoor nodig is.
Het gaat er niet om dat je ieder proces tot op de minuut optimaliseert. Het gaat erom dat je zichtbaar maakt waar tijd naartoe gaat, zodat je bewust kunt kiezen wat beter kan.
Automatisering begint niet bij technologie
Wanneer we over automatisering praten, gaat het al snel over AI, slimme software en koppelingen tussen systemen. Maar de belangrijkste stap komt daarvoor: begrijpen hoe een proces op dit moment werkt.
Welke informatie komt er binnen? Wat gebeurt ermee? Welke beslissingen worden genomen? En waarom wordt een bepaalde handeling eigenlijk uitgevoerd?
Soms blijkt dat een proces helemaal niet geautomatiseerd hoeft te worden, maar simpelweg eenvoudiger kan worden ingericht. Misschien wordt dezelfde informatie op drie verschillende plekken bijgehouden terwijl één centrale bron voldoende is.
Bij Tectify kijken we daarom eerst naar het proces en pas daarna naar de techniek. Want een inefficiënt proces automatiseren betekent niet automatisch dat je een goede oplossing hebt gebouwd.
Begin met die ene taak
Je hoeft niet je hele organisatie onder de loep te nemen om slimmer te werken. Kijk eens naar wat je vandaag hebt gedaan en stel jezelf één vraag: welke handeling heb ik vandaag uitgevoerd die gisteren ook al op mijn lijst stond?
Misschien is het een administratieve taak, een terugkerende controle of het overzetten van informatie tussen twee systemen.
Bereken eens hoeveel tijd die handeling je op jaarbasis kost. De uitkomst kan verrassend zijn.
Benieuwd of een terugkerend proces binnen jouw organisatie slimmer kan? Bij Tectify helpen we bedrijven om handmatige werkzaamheden inzichtelijk te maken en waar mogelijk te automatiseren. Niet omdat alles automatisch moet, maar omdat tijd beter besteed kan worden.